日々のタスク管理において、「これは単なるタスクなのか？それともプロジェクトなのか？」と迷った経験はありませんか？
この線引きを誤ると、タスクが思うように進まず、全体の進行が滞ってしまうこともあります。特に「ToDoリストに書いたはずなのに、まったく終わらない…」というケースは、実はそのタスクが“実質プロジェクト”だったという可能性が高いのです。
そこで今回は、**「タスクがプロジェクトへグレードアップすべきタイミング」**について、具体的な判断基準をご紹介します。
GTDでは「2ステップ以上＝プロジェクト」
GTD（Getting Things Done）の考え方では、**「2ステップ以上必要なものはプロジェクトと見なす」**とされています。
たとえば「本を買う」は1ステップで終わるタスクですが、「資料を作成して上司に確認を取る」は複数ステップを要するため、GTD的には“プロジェクト”です。
この定義を知っているだけでも、「なんだか終わらないタスク」に早めに対処するヒントになります。
タスクをプロジェクトに昇格させる目安
以下の条件に1つでも当てはまる場合は、タスクではなくプロジェクトとして扱った方がうまく管理できる可能性が高いです。
✅ 作業時間：2時間以上かかる
タスクの作業に2時間以上かかる場合は、集中力や段取りの面でも分割管理が必要になります。一気に片付けるには負荷が高すぎるため、計画的な対応が必要です。
✅ タスク量：2つ以上の作業が必要
GTDでの「2ステップ以上」と似た指標です。たとえば「動画を投稿する」というタスクは、実際には「企画を立てる」「撮影する」「編集する」「アップロードする」など、複数の作業が必要になるためプロジェクト扱いが適しています。
✅ 関係者：2名以上が関わる
自分ひとりで完結しないタスク、つまり他の人との連携や依頼が必要な場合も、進行管理や期日の調整などが発生するため、プロジェクト化が望ましいです。
✅ 目標・成果物が明確に存在する
何かを「完成させる」「提出する」「売り出す」など、明確なゴールがある場合も、逆算思考やマイルストーン設計が必要になるため、プロジェクトとみなすべきです。
✅ 締切がある
期限付きのタスクは「いつまでに何を終わらせるべきか」が重要になります。そのためには段階的なスケジューリングが求められ、結果としてプロジェクトとしての管理がしやすくなります。
✅ タスクの依存関係がある
Aが終わらないとBに進めない、といった依存関係が存在する場合は、順序管理や進捗把握が必要になります。これもプロジェクト化のサインです。
✅ 再発性がある
何度も同じ流れで発生するタスク（例：月次レポート作成、定例会議の準備など）は、テンプレート化しプロジェクト化することで、効率化が可能になります。
なぜ「グレードアップ」が重要なのか？
タスクとプロジェクトを明確に分けることで、以下のようなメリットがあります：
- 作業の見積もりが現実的になる
- 先送りの原因を見抜ける
- 自分と他者のタスクを切り分けやすくなる
- スケジュールや成果物の管理がしやすくなる
プロジェクトにすべきものをタスクとして扱ってしまうと、「重い」「終わらない」「見通しが立たない」といったフラストレーションにつながります。
まとめ：迷ったら「2つ以上」を目安に
まずはGTDの基本に立ち返り、**「2ステップ以上ならプロジェクト」**というシンプルな基準を活用しましょう。そして上記の目安を意識することで、複雑なタスクを分解・整理し、よりスムーズに物事を進められるようになります。
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