チームでの情報共有やプロジェクトの進行管理に欠かせない「議事録」や「レポート」。
これらを一つのファイルにまとめていくべきか、それとも日付や会議ごとに分けるべきか、迷ったことはありませんか?
今回はそれぞれの方法におけるメリット・デメリットを整理しながら、適切な管理方法を考えてみましょう。
【一つのファイルにまとめる場合】
メリット
- 時系列で確認しやすい
過去から現在までの流れが一つにつながっているため、プロジェクトの変遷や議論の積み重ねが把握しやすくなります。 - 検索性が高い
Ctrl+F(検索)機能で、過去のキーワードや議題にすばやくアクセス可能。ナレッジの再利用にもつながります。 - ファイル管理が楽になる
管理するファイル数が減ることで、名前付けや整理の手間が省けます。
デメリット
- ファイルが重くなる可能性がある
長期にわたって記録し続けると、容量が大きくなり、読み込みに時間がかかることも。 - 昔の情報を間違えて編集してしまうリスク
過去の記録を上書きしてしまうと、意図せず重要な情報を失う危険があります。 - 他人と該当部分を共有しづらい
特定の内容だけを共有したいときに、該当部分を抜粋しづらく、説明が煩雑になることがあります。
【ファイルを個別に分ける場合】
メリット
- 用途によって使い分けできる
たとえば「定例会議」「クライアント報告」など、目的ごとに分類できて整理しやすいです。 - 共有しやすい
必要な会議の議事録だけを関係者に渡せるため、やりとりがスマートになります。 - テンプレ化しやすい
議事録・レポートを定型化しやすく、記録者によるフォーマットのばらつきも防げます。
デメリット(逆に言えば一つにまとめるメリット)
- 全体の流れを追いづらい
- 検索性が低くなる
- ファイルが増えて管理が煩雑になる
【結論:継続性のある施策・プロジェクトは、1ファイル管理がおすすめ】
単発的な報告や日常的な会議なら分割管理でも問題ありませんが、
PDCAを意識した継続的な施策やプロジェクトの議事録・レポートは、一つのファイルにまとめる方が効果的です。
なぜなら…
- レポート(経過報告)を読み返すことで流れを把握でき
- 蓄積された「気づき」から学びを抽出し
- 改善(ナレッジ)へとつなげていけるからです。
これはまさに、「レポートが本(ストーリー)」であり、「ナレッジはそこから抽出されたエッセンス」と言えるでしょう。
まとめ
管理方法 | 向いているケース | 主な利点 |
---|---|---|
一つのファイルにまとめる | 継続的なプロジェクト、PDCAの蓄積 | 流れが見える、検索性が高い |
個別ファイルで管理する | 単発会議、関係者の限定共有 | 共有がしやすい、用途ごとに最適化可能 |
プロジェクトの性質に合わせて、**「つなげるか、分けるか」**を賢く選びましょう。
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